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La valorisation des spools IBM i (AS/400) : pour tout savoir sur Power Spool

Power Spool permet aux spools traditionnels générés sur les IBM i (AS/400) d’entrer dans l’ère moderne.
Il convertit les spools SCS au format PDF en ajoutant un fond de page graphique et un verso. Au passage, l’indexation de mots clés permet d’intégrer ces spools dans une véritable Gestion Electronique de Documents (GED). Il est aussi doté d'une interface graphique permettant à l'utilisateur final de gérer lui même très simplement ses spools  

Power Spool est un progiciel natif AS/400 basé sur PHP.
Il traite les fichiers spools traditionnels des systèmes i (SCS) et les convertit au format PDF. Lors de cette opération, il peut appliquer un fond de page graphique, ajouter un verso et indexer des mots clés situés à des endroits précis du document.


Organisation

En standard, Power Spool s'appuie sur le moteur PHP de Zend (ZendCore en V5R3 de l'OS/400 et Zend Server au delà). Il est totalement intégré aux IBM i (AS/400) et ne nécessite aucun autre serveur frontal.

Organisation de php spool - logiciel de gestion des spools as400

L'architecture de Power Spool (cliquez pour agrandir)

La dernière version peut fonctionner sur un micro-ordinateur (sous Windows). Elle peut ainsi accéder à des OS/400 qui sont en version antérieure à la V5R3. Cette organisation peut être intéressante quand :

  • il s'agit de traiter des spools qui sont sur divers IBM i
  • tout ou partie des IBM i ne disposent pas de PHP
  • les OS/400 sont antérieurs à la V5R3

Transformation automatique en PDF

Lors de la génération automatique de PDF à partir de spools, les opérations suivantes peuvent être réalisées :

  • un spool donne un seul fichier au format PDF
  • un spool donne plusieurs PDF (un pour chacune des factures d'un spool, par exemple)
  • plusieurs spools peuvent aussi être agrégés en un seul PDF afin de répondre à tous les cas de figures.

Selon les cas, les PDF sont enregistrés en local, sur l’IFS de l'IBM i, ou sur un serveur distant (Windows, Linux, Macintosh…).

Fond de page

Chaque type de fichier spool peut être associé à un fond de page graphique. Ce fond de page est un fichier au format PDF qui contiendra, selon votre choix, des logos, des cadres, des zones colorées en arrière plan…. Il est possible de définir un verso (Conditions Générales de Vente, par exemple) alors que celui-ci n’était pas prévu dans le fichier spool.

Le fond de page peut dépendre d'une condition (intéressant pour un fond de page dépendant du pays du client ou dans le cas d'une facturation multi-société).

Mise en forme

Lors de sa conversion en PDF, le spool peut être mis en forme afin de générer un PDF aux qualités graphiques irréprochables. Il s'agit notamment :

  • de choisir une police et une taille de caractères
  • de déplacer des informations du spools et de les mettre en forme (police, taille, couleur), pour que le numéro de facture soit bien visible, par exemple. Ce déplacement s'applique à des zones simples ou à des colonnes complètes (pour bien cadrer les colonnes d'une facture, par exemple)
  • de supprimer les lignes inutiles
  • de créer des codes-barres à partir de données du spool, de les placer où bon vous semble, de les faire pivoter...
  • de mettre en forme des informations du spool en fonction de conditions (par exemple si le montant est négatif, j'affiche une donnée en rouge et gras)

Impression

Grace à ces fonds de page, il n’est plus utile d’imprimer sur du papier à entête, cher et de plus en plus difficile à acquérir. Le PDF généré est d’excellente qualité (tout du moins si le fond de page que vous avez intégré est lui-même d’excellente qualité).

Une option permet même d’envoyer directement les PDF à un routeur qui se chargera de l’impression, du pliage, de la mise sous pli et de l’affranchissement à un tarif privilégié. Les économies générées peuvent être importantes.

Gestion Electronique de Documents (GED)

Power Spool intègre une véritable GED basée sur les spools. Les zones des spools qui contiennent les mots clés à indexer (Compte client, matricule de l’employé, numéro de facture, identifiant de l’incident…) sont définies à partir des informations ligne, colonne et longueur.

Le nombre d'index est illimité. La date de conversion est systématiquement conservée. Lors du traitement ces données sont intégrées à DB2/400. Compte-tenu de la robustesse de DB2/400, plusieurs centaines de milliers, voire de millions, de spools peuvent être traités par an.

Une interface web permet d’effectuer des recherches à partir de ces paramètres. Les documents correspondant à ces critères de recherche peuvent être consultés, supprimés, envoyés par mail...

 A partir de la V7R1 de l'OS/400, Power Spool vous propose une indexation en texte intégral pour vos spools, vos fichiers PDF et tous les documents que vous pourriez placer dans certains répertoires de l'IFS ! Ainsi, vous pourrez retrouver très simplement tout ce qui concerne un client, par exemple: les spools, les PDF archivés, les fichiers Word, Excel... placés dans l'IFS

Sécurité

Les accès aux spools et aux documents archivés sont protégés par un identifiant et un mot de passe. Par défaut, il s’agit du profil utilisateur du système i. Lorsque les PDF sont placés dans l’IFS, c’est la sécurité de l’OS/400 qui gère les accès. Il suffit de définir correctement la sécurité des dossiers pour que chacun ne puisse voir que les documents qui lui sont autorisés.

Automatisation

Le traitement des spools (conversion en PDF, indexation) peut être automatisé à partir du planificateur de l’OS/400. Il est déclenché à heure régulière afin de traiter tous les spools en attente.

Interface utilisateur

Chaque utilisateur autorisé peut appliquer, à la demande, un fond de page sur un spool et le convertir au format PDF. Il affiche une liste de spools selon ses critères de sélection et par un clic droit il sélectionne le format à appliquer (police, fond de page, verso...). Pour simplifier le travail de l'utilisateur, ce format a déjà été défini par l'administrateur.

Power Spool en détails : les exemples

Spool non structuré

Une nouvelle option de Power Spool permet de gérer les spools non structurés (sans sauts de pages, avec un nombre illimité de lignes).

Elle permet de définir les formats d'entête, de détail et de pied pour chaque type de page (première, intermédiaire et dernière). 

Lettre chèque

Avec Power Spool, de simples spools AS/400 peuvent être utilisés pour générer automatiquement des lettres chèques et des TIP (Titre Interbancaire de Paiement). Power Spool permet de déplacer des caractères du spool, de changer leur police (utiliser CMC7, par exemple), les transformer en code barre et même d'inscrire en lettres un montant qui est en chiffres dans le spool...

Architecture

gestion des spools - solution php IBM et Zend Server

Power Spool s'appuie sur la solution PHP proposée par IBM et Zend (Zend Server à partir de la V5R4 de l'OS/400, et ZendCore pour la V5R3).

Il faut donc que celui-ci soit installé et opérationnel. Les collaborateurs de NoToS ont développé une expertise dans ce domaine.
Voir la page PHP pour IBM i (AS/400)

Routage

Avec Power Spool, vous pouvez vous décharger complètement de la gestion de l'impression, de la mise sous pli, de l'affranchissement et de l'envoi de vos documents issus de spools. Nos clients qui ont automatisé cette tâche avec Power Spool ont réalisé des économies substantielles tout en libérant un temps précieux. Factures, lettres chèques, TIP, quittances... sont les types de documents qu'ils émettent automatiquement tous les jours ou une fois par mois selon les besoins.

Impression directe

L'option Impression directe est destinée à ceux qui veulent imprimer automatiquement leurs PDF sur les imprimantes du réseau.

Elle doit être installée sur un serveur Windows qui dispose des différents pilotes d'impressions.

L'imprimante peut être choisie par l'utilisateur ou configurée dans le format.

COORDONNEES

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2, Esplanade du Pic Saint-Loup

34160 BEAULIEU

Siège Administratif

32, Chemin de notre Dame

34160 BEAULIEU

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Rédigé par GAYTE Dominique

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