Les formats sont utilisés pour définir les caractéristiques de la transformation du spool en PDF. Ils constituent la base de cette transformation et peuvent être utilisés aussi bien en interactif (à la volée, à partir de l'interface utilisateur), qu'en batch (lors des archivages automatiques).
La définition d'un format contient huit onglets (cliquez sur le lien associé afin d'avoir une description plus détaillée) :
- Mise en page pour préciser les éléments liés au PDF : police, taille, fond de page, verso, orientation et ses propriétés (créateur, sujet...)
- Archivage pour indiquer les caractéristiques des spools qui seront traités lors de l'archivage automatique (nom POUTQ, référence utilisateur, état ...), le nombre de PDF à générer (1 par spool, 1 pour tous les spools du traitement ou x PDF par spool en fonction d'un critère de rupture) et enfin l'état du spool après traitement (supprimé ou déplacé, en état HOLD ou SAVE...)
- Indexation pour définir les critères qui seront indexés lors de l'archivage automatique et qui seront utilisés lors de la recherche
- Planification pour paramétrer les dates et heures de l'archivage automatique
- Statistiques qui présente graphiquement le nombre de spools traités et le nombre de PDF générés
- Journal qui liste les évènements qui se sont produits pour ce format (généralement l'exécution d'un archivage planifié)
- Déplacements afin de déplacer des informations et de modifier sa mise en forme (police, taille, couleur). Une portion de ligne, ou une colonne entière peuvent être ainsi déplacées. Idéal pour mettre en évidence un numéro de facture ou pour cadrer parfaitement une colonne dans un tableau
- Nom du PDF pour constituer le nom du fichier PDF qui sera créé à partir d'informations contenues dans le spool
La figure suivante présente l'onglet Mise en page du format utilisé par défaut.
