Depuis l’arrêté du 22 mars 2017, en application de la loi de finances rectificative pour 2016, vous pouvez désormais conserver toutes vos factures, y compris celles au format papier, uniquement au format numérique. *
Cette nouvelle mesure, qui devrait vous faire gagner beaucoup de temps, nécessite tout de même de respecter quelques conditions :
- - les couleurs du document doivent être reproduites à l’identique en cas de mise en place d’un code couleur.
- - le retraitement de l’image est interdit
- - la conservation au format PDF est obligatoire (ou PDF A/3, norme ISO 19005-3)*
- - la numérisation doit être horodatée et assortie d’un dispositif électronique de signature des documents numérisés afin d’attester l’identité du signataire et de prouver la conformité de la numérisation avec l’original.
- - le fichier peut être compressé à la condition qu’il n’entraîne aucune perte de données.
Une fois numérisée, la facture papier peut alors être détruite.
*Avant l’adoption de cette nouvelle mesure, toutes les entreprises assujetties à la TVA étaient tenues de conserver les factures émises et celles reçues de prestataires et de fournisseurs sous la forme originelle dans laquelle elles étaient transmises.
(Pour une durée de six ans, au format numériques quand elles étaient envoyées en numérique, au format papier si elles étaient transmises au format papier).